Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się nasze firmowe archiwum. Posiadanie archiwum jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dowiedz się jak długo musisz przechowywać dokumenty księgowe, kadrowe i płacowe, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi dokumentami, a z drugiej strony nie pozbyć się czegoś, co może być potrzebne.
Przechowywanie ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych
Termin: 5 lat
Jak wynika z art. 86 Ordynacji podatkowej księgi rachunkowe i związane z nimi dokumenty księgowe należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten według art. 70 § 1 wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.
Dokumenty, o których mowa to głównie księga przychodów i rozchodów (opodatkowanie na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) oraz ewidencja przychodów (opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Dodatkowe dokumenty to między innymi:
- faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe i inne dokumenty księgowe,
rejestry VAT, - ewidencje środków trwałych,
- ewidencje wyposażenia,
- ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.
Przykład:
Podatnik zamknął rok podatkowy 2019 i złoży zeznanie za ten rok w kwietniu 2020 r. Dokumentację księgową związaną z rokiem 2019 należy przechowywać do 2025 r.
Przechowywanie dokumentów związanych z ZUS
Termin: 5 lat
Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania wszystkich dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jak możemy przeczytać w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Możemy tutaj wyróżnić między innymi:
- dokumenty rozliczeniowe - dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek,
- dokumenty płatnicze - uwierzytelniające wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Przechowywanie dokumentów związanych z kadrami
Termin: 50 lat
Dokumenty osobowe posiadają znacznie dłuższe terminy przedawnienia. Dokumenty będące podstawą określania wieku emerytalnego (listy płac, karty wynagrodzeń) należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.
Jak wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam okres obowiązuje w przypadku akt osobowych.
Od 2019 r. przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania listy płac, wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lub 10 lat lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam termin obejmuje przechowywanie akt osobowych pracownika.
10-letni okres przechowywania akt osobowych obejmie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny.
