Jak przygotować dokumenty dla księgowej i nie tracić czasu ani pieniędzy

Im lepiej przygotujesz dokumenty, tym mniej płacisz za księgowość i tym mniejsze ryzyko błędu. To działa w obie strony — porządek u Ciebie to oszczędność u obu. Kilka prostych zasad.

1. Faktury, nie paragony

Do kosztów firmowych potrzebujesz faktury z Twoim NIP-em, a nie paragonu. Kupując coś na firmę, od razu proś o fakturę. Paragon w większości przypadków nie wystarczy.

2. Przekazuj dokumenty na czas

Ustal z biurem stały termin (np. do 5. dnia miesiąca) i się go trzymaj. Dokumenty dostarczone w ostatniej chwili to pośpiech, wyższe ryzyko pomyłki i czasem dopłata za ekspres. Regularność jest tańsza niż gaszenie pożarów.

3. Komplet, nie strzępki

Jeden komplet za dany miesiąc to: faktury sprzedaży, faktury kosztowe, wyciągi bankowe, umowy, dokumenty kadrowe (jeśli zatrudniasz). Braki oznaczają, że księgowa musi dopytywać, a każda taka runda to stracony czas.

4. Uporządkuj, zanim wyślesz

Nie musisz robić księgowości za księgową, ale pogrupowanie dokumentów (np. osobno sprzedaż, osobno koszty) i czytelne skany bardzo pomagają. Rozmyte zdjęcie faktury zrobione pod kątem to praca dla dwóch osób.

5. Opisuj nietypowe wydatki

Kupiłeś coś, co nie jest oczywiste? Dopisz jedno zdanie, czego dotyczy i po co. Oszczędzasz księgowej zgadywanie, a sobie — pytania zwrotne.

6. Trzymaj firmowe i prywatne osobno

Płać firmowe wydatki z firmowego konta. Mieszanie prywatnych i firmowych płatności to najczęstsze źródło bałaganu i niepotrzebnych pytań.

7. Korzystaj z KSeF i cyfrowego obiegu

Coraz więcej faktur i tak przechodzi dziś przez KSeF. Jeśli nadasz biuru odpowiednie uprawnienia, część dokumentów trafi do księgowości automatycznie — mniej pracy dla Ciebie.